Das papierlose Büro ist das Büro von morgen
- Veröffentlicht: 09.07.2021
- 16:36 Uhr
Die Digitalisierung schreitet voran und wirkt sich maßgeblich auf das Arbeitsleben aus. Rechnungen flattern nicht mehr in den Briefkasten, sondern in das Mail-Postfach, Bewerbungen laufen heutzutage vorzugsweise online ab und Meetings und Besprechungen werden nicht erst seit der Corona-Pandemie per Skype und Co. abgehalten. Die Digitalisierung im Büro bringt zahlreiche Vorteile – warum es sich für Unternehmen lohnt, auf das papierlose Büro zu setzen, erfährst du in diesem Artikel.
Nachhaltig, effizient und zeitgemäß
Dadurch, dass Unmengen an Papier eingespart werden, ist ein papierloses Büro nachhaltig und umweltfreundlich. Das allein ist aber nicht der Grund, warum immer mehr Unternehmen ein digitales Büro anstreben. Ein noch überzeugenderes Argument dürfte für viele Firmen die Tatsache sein, dass ein papierloses Büro die Arbeitseffizienz und Produktivität steigert. Mitarbeiter müssen sich fortan nicht mehr länger in dunkle Keller begeben, um aus verstaubten Regalen Aktenordner herauszusuchen. Stattdessen befinden sich die gesuchten Dokumente direkt auf dem Laptop oder Computer. Ähnlich verhält es sich mit Außendienstmitarbeitern und Angestellten im Kundenservice: Sie können, auch beim Kunden vor Ort oder aus dem Home-Office, jederzeit schnell und einfach auf benötigte Informationen zugreifen. Bei einem digitalen Büro können sich sich Daten in einem zentralen Cloudsystem befinden, sodass jeder Mitarbeiter mehr oder weniger, gemäß seiner Berechtigungen, alles einsehen kann.
Das papierlose Büro: So funktioniert es
Wichtig, um das Büro nach und nach zu digitalisieren, ist ein leistungsstarker Dokumentenscanner. Hier sollte man nicht am falschen Ende sparen, schließlich soll dieses Gerät künftig alle Dokumente und Belege schnell und einfach in die digitale Cloud transportieren. Vor allem eine WLAN-Funktion sollte der Drucker haben, um flexibel genutzt werden zu können. Mindestens genauso wichtig ist der Cloud-Dienst – großer Beliebtheit erfreuen sich die Dropbox und Google Drive, die auch hinsichtlich der Sicherheit höchste Ansprüche erfüllen. Bei diesen Diensten kann man Mitarbeitern gemäß ihrer Position gewisse Rechte einräumen und so genau festlegen, wer auf welche Daten zugreifen darf. Vorteilhaft ist, dass die Daten von verschiedenen Angestellten gleichzeitig aufgerufen und bearbeitet werden können. Generell wichtig, um den Schritt zum papierlosen Büro zu gehen, sind Disziplin und Beharrlichkeit. Anfangs müssen zahllose Dokumente eingescannt werden, ist dies geschafft, muss konsequent am Ball geblieben werden, um fortan den Papierverbrauch auf ein absolutes Minimum zu reduzieren. Das Gute: In der heutigen digitalen Welt gibt es genügend Geräte, Programme und Tools, die digitales Arbeiten ermöglichen und die Arbeit insgesamt erleichtern.
Digitale Helfer für ein papierloses Büro
Leistungsstarke Kommunikationstools, wie Microsoft Teams und Slack sowie Messenger-Dienste, wie Skype erleichtern die Kommunikation und den Austausch von Dokumenten in einem papierlosen Büro. Apple Pencil, Goodnotes oder Notion und Notability heißen digitale Helfer, die es ermöglichen digitale Notizen zu erstellen und eine Vielzahl weiterer nützlicher Funktionen mit sich bringen. Mit solchen Programmen lassen sich zum Beispiel digitale Personalakten und Urlaubskalender erstellen. Auch Rundschreiben werden auf diesem Wege an alle Mitarbeiter verteilt und neue Angestellte erhalten darüber Informationen, die ihnen den Start im Unternehmen vereinfachen. Für nahezu jede Aufgabe im Büro gibt es mittlerweile Tools und Softwarelösungen – und ständig kommen neue dazu. Das gilt beispielsweise auch für das Thema Rechnungen – eine entsprechende Software vereinfacht das Erstellen von Rechnungen, überwacht die Fälligkeiten und versendet gegebenenfalls automatisch Mahnungen. Die Möglichkeiten sind schier grenzenlos.
Quellen
https://sevdesk.de/blog/papierloses-buero/
https://www.placetel.de/blog/das-papierlose-buero
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